延边大学关于学生档案管理的规定

为了加强学生档案管理,提高学生档案的利用效率,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,特制定本规定。

 

一、归档范围

 

（一）凡国家计划内招收的本、专科学生的高考档案(其中包括:中学生登记表、高中毕业生登记表、高考登记表、体检表、政审表等)。

（二）大学生登记表。

（三）每学年的总结鉴定表。

（四）德智体综合评估表。

（五）各种奖励登记表及决定等材料。

（六）学生处分登记表及决定等材料。

（七）学生自传、高校毕业生登记表、报到通知书等。

（八）学习成绩表，授予学位决定,毕业论文评定表、学习鉴定表、军训、劳动、社会实践等成绩表。

（九）毕业生体检表。

（十）党、团籍材料及其他应装入档案的材料。

 

二、归档时间

 

（一）按新生入学注册取得学籍后,由招生就业处将学生档案转交各学院学工办。

（二）各学院学工办按录取名单核对无误后,更换档案袋，并登记造册编号。

（三）新生入学后填写大学生登记表、学籍卡片等，务必在一个月内完成，并把其中的一份，送交学校学生处备案。

（四）新生入学后档案未到的，由各学院学工办负责向学校招生就业处索要。本人党、团籍材料入学时未带的,由本人向原学校索取, 一学期内归档。

（五）学生的奖惩材料、学年总结在每年十月份归档。

（六）学生的入党材料，在其批准转正后的半个月内归档。

（七）学生军训成绩登记表、社会实践评定表、劳动成绩登记表，应在军训、社会实践、劳动结束后一个月内归档。

（八）毕业年级学生的自传于四月份填写，一个月之内交到学院学工办归档。  

（九）高校毕业生登记表、成绩档案、学位决定、学习成绩评定表、体检表、报道通知书等材料，由各系辅导员在学生毕业离校后，统一整理好后,交到学院学工办归档。

（十）学生档案每学年整理一次。凡应有学生本人保存的材料,  如奖状、荣誉证书等均应从档案中抽出交给本人保管。没有保存价值的材料，如过时的档案目录和体检表，专递材料的信件、回执、高考试卷等，要从档案中抽出。

 

三、档案借阅

 

（一）各学院(系)主管学生工作的党团专职干部、辅导员均可借阅本学院(系)学生档案，校部机关各部门因工作需要，可查阅有关学生档案。

（二）校外单位因工作需要查阅学生档案时,必须有二人持单位介绍信，说明查询内容及目的，经有关领导批准方可查阅。

（三）凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁或涂改，不准随意从档案里撤换材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅，违者将严肃处理。

（四）借阅的档案，要妥善保管，不得遗失，不准交给无关人员翻阅或自行转接。

（五）借阅学生档案应在办公室内审阅，严禁带到宿舍和人多事杂的地方翻阅，更不准携带档案参加集会或到公共场所，不准与无关人员谈论档案的内容。

 

四、档案保管与转递

 

（一）学生档案由各学院学工办统一保管，定期进行收集、整理和归挡。

（二）学生档案保管范围包括：在籍、休学、退学、开除学籍、死亡学生的档案和积存无处转递的档案。

（三）学生毕业离校后，因特殊原因不能及时转出的档案，应送交招生就业处负责保管6个月，逾期收取保管费。

（四）学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律；对档案材料要专柜严格保管，经常检查；要按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。  

（五）档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时；档案室要严禁吸烟，保持室内清洁；档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范,便于查找。

（六）学校学生处负责对学院学生档案管理工作进行定期或不定期检查、指导。

（七）学生的档案属机要文件类，学生毕业时由各学院学工办到邮局机要科办里转递手续。

（八）应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持调档函，由各学院学工办发档。

（九）用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证(或工作证)，方可提取档案。

（十）学生离校后，应将报到证、毕业分配大表、高校毕业生登记表列入文书档案立卷，转交学校档案馆(室)保管。